Surat Menyurat

Pengertian Surat Menyurat
Buku Dasar-Dasar Kesekretariatan dan Kearsipan, mengemukakan :
Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang efektif, sebagai bahan dokumentasi penting yang sewaktu-waktu dapat dijadikan bahan bukti tertulis. (Drs. E. Martono, 1985).

Selanjutnya dalam buku Manajemen Sekretaris :
Surat adalah komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta atau pesan dengan menggunakan kata-kata yang bersifat umum dan jelas, dapat dimengerti maksud dan tujuannya serta tepat sasaran (Drs. Saiman, M.Si, 2002).

Secara umum surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri) ataupun karena kedinasan. Surat juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah yang dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan bahwa surat adalah alat komunikasi penting dalam tata kerja tata usaha.
Apabila terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus dan berkesinambungan, maka kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya korespondensi.

Fungsi Surat Menyurat
Surat yang berfungsi sebagai salah satu alat komunikasi dalam dunia usaha dan perkantoran, dapat juga berfungsi sebagai :

Alat bukti tertulis : adanya hitam di atas putih berguna untuk dijadikan bukti apabila terjadi perselisihan atau salah penafsiran antar kantor atau pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi.

Alat pengingat : berguna untuk mengetahui hal-hal yang terlupa atau telah lama.
Bukti historis : berguna sebagai bahan riset mengenai keadaan atau aktivitas suatu organisasi pada masa-masa lalu.

Duta organisasi : surat dapat mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa dan kondisi intern dari organisasi atau kantor yang bersangkutan.

Pedoman : surat juga merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.  

Jenis - jenis Surat Menyurat
Drs. E. Martono, dalam bukunya Dasar-Dasar Kesekretariatan dan Kearsipan, menyebutkan bahwa surat dapat digolongkan menjadi beberapa jenis menurut kategori tertentu, yaitu:

Siapa yang mengirim :
surat pribadi/prive, sering disebut surat keluarga yang bersifat kekeluargaan.
Surat dinas pemerintahan, surat ini dikirim untuk lingkungan pemerintah.
Surat dinas swasta, surat ini dikirim oleh instansi di luar instansi pemerintah, seperti; oleh perusahaan swasta, kantor swasta, yayasan, dll.

aktivitas yang dikandung dalam surat, dan

wujud surat.
Contoh Surat Menyurat

Surat pribadi

Jakarta,1 Juli 2012
Sahabatku aldi
Gang senggol no.2
Bandung


Assalamualaikum Wr.Wb.
Halo,apa kabar,baik baik saja kan? Aku dan keluargaku dalam keadaan sehat walafiat.
Mudah mudahan kabarmu juga seperti itu.Apa di Bandung hujan terus sepanjang hari? Di sini hampir setiap hari hujan lo

Di, bulan depan kan udah mulai libur sekolah, apa kamu punya rencana liburan ke luar kota? Kalau tidak aku ingin berkunjung ke rumahmu.Aku ingin melihat indahnya keindahan kota Bandung dan berlibur bersamamu

Sekian dulu surat dariku kapan kapan kita sambung lagi.Kutunggu balasan suratmu.

Wassalamualaikum Wr.Wb.


Sahabatmu,

Surat Dinas

DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAH RAGA
KABUPATEN GANDUL

Kudus, 21 April 2011
Nomor           : 007/DIKPORA/KT/IV/2011
Lampiran      : -
Perihal           : Undangan


Yth. Sdr. Indra Permana
Jl. Cendrawasih No. 12
Perum Gading Mas
Depok


Dengan hormat,

Kami mengundang Saudara untuk menghadiri rapat yang akan diadakan pada:
Hari             : Selasa, 25 April 2011
Tempat        : Gedung pertemuan DIKPORA Kab. Gandul
Waktu          : 10.00 - 12.00 WIB
Acara           : Dengar pendapat dengan Dewan DPRD Kab. Gandul
Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih


                 Hormat kami,
Kepala DInas Dikpora Kab. Gandul




           Drs. Adullah hasnawai


Surat kegiatan

Ngawen, 12 Mei 2003

No : 02/K.R. 19/2003
Hal : Permohonan Ijin
Lampiran : -

Kepada
Yth. Ketua Rt 03 dan Ketua Rw 09
Di tempat

Salam olahraga!

Dalam rangka HUT Remaja Lingkungan Rt 03 SATU NUSA Dusun Ngawen Semarang, akan mengadakan kegiatan olahraga pertandingan bola voli plastik pada :
Hari : Minggu
Tanggal : 1 Juni 2003
Waktu : 08.00 – selesai
Tempat : Ds. Ngawen Semarang
Demi suksesnya acara tersebut, kami selaku panitia meminta ijin dan persetujuan untuk mengadakan acara tersebut sehingga dapat berjalan dengan lancar tanpa ada halangan yang berarti.
Demikian surat ini kami buat, atas ijin yang diberikan kami ucapkan terima kasih.

Sekretaris,

Andra

Ketua Panitia

Prijo Suyanto

Mengetahui,
Ketua Rt 03

Ahmad

Ketua RW 09

Slamet
surat pengantar

sumber:
http://id.wikipedia.org/wiki/Surat
http://wiharsono.wordpress.com/2011/02/28/arti-surat-menyurat/